Ortalama bir insanın dikkat süresi yalnızca 8,25 saniyedir, bu nedenle düzenleme becerisinde ustalaşmak hiç bu kadar önemli olmamıştı.

Konu hakkında görüşlerine başvurduğum gazeteci bir dostum “Herhangi bir gazetecinin gelen kutusu gün içinde onlarca e-postayla dolup taşar. Bu nedenle benim dikkatimi çeken e-postalar, hakkında yazdığım şirket türleri ve temalar hakkında bilgi sahibi olduğumu gösteren, kısa ve eyleme geçirilebilir bir şekilde sunulan e-postalar oluyor" diye konuştu. 

İlgili olun. Bilgili olun. Kısa ve öz olun. Eyleme dönüştürülebilir olun.

Çoğumuz metni azaltmaya çalıştık, ancak e-postanın öncelikle görsel bir platform olduğunu anlamak, görünümün de içerik kadar önemli olduğu anlamına gelir.

Tüm e-postaların %81'inin mobil cihazlardan okunduğu düşünüldüğünde, çoğu muhabirin sunumunuzu cep telefonlarından okuyacağını varsayabilirsiniz. Bu da beş ila altı inçlik alanı son derece değerli bir gayrimenkul haline getirir. Bunu iyi kullanın ve e-postanın görsel yönünü her zaman göz önünde bulundurun. 

Gözlerimiz bir e-postada uzun paragraflar gördüğünde hemen ilgimizi çekmez ve okumayı bırakırız. Ya e-postayı sileriz ya da daha sonra okumaya karar veririz (yani asla). Hoşluklar faydalı olabilir, ancak bunu muhabir ilgisini ifade ettikten sonraya saklayın.

İşte bir e-posta yazarken göz önünde bulundurmanız gereken ve muhabirin gelen kutusunda öne çıkmanıza yardımcı olacak dört görsel ipucu: 

Beyaz boşluk sizin dostunuzdur: Beyaz boşluk, uzun paragraflarda kaybolan önemli bilgilere dikkat çeker. Muhabire bilgiyi sindirilebilir bir şekilde yorumlama, tarama ve parçalara ayırma şansı verir. 

Madde işaretleri: Önemli bilgileri veya ilgili ayrıntıları madde işaretlerine koymak, bilgileri daha sindirilebilir ve kolay başvurulabilir hale getirir. İlginizi çekebilecek önemli yorumları veya alıntıları belirtmenize olanak tanır. Madde işaretlerinizi e-postanın gövdesinden ayrı bir yere koymayı düşünün, böylece bir muhabir tarafından kolayca çıkarılabilirler.  

Aşırı Stilize Metni Sınırlayın: Bir e-posta içindeki metnin altını çizmek, kalınlaştırmak veya italik hale getirmek genellikle aşırıya kaçar ve görsel olarak dikkat dağıtıcı olabilir. Dikkat çekmek istediğiniz önemli bir istatistik, soru veya alıntıyı vurgulamak için bu stil araçlarının kullanımını sınırlayın, ancak aşırıya kaçmayın. Aşırı stilize edilmiş e-postaların görsel olarak işlenmesi zor olabilir.

Bu ipuçlarının işe yaradığından emin olmak için, sunumu önce kendinize e-posta yoluyla gönderin ve kendinize birkaç soru sormadan önce telefonunuzda nasıl göründüğünü kontrol edin. Meşgul bir gazeteci için bu nasıl görünür? Konu satırını kısaltıp daha akılda kalıcı hale getirebilir miyim? İçindeki her şey ilgili ve önemli bilgiler mi yoksa daha fazla düzenleme yapabilir miyim? Unutmayın, düzenleme hiç bitmeyen bir süreçtir. Bir muhabire e-posta yazarken mümkün olduğunca kısa ve öz olmayı ve beyaz boşluğu kendi yararınıza kullanmayı unutmayın. Bu, bülten gönderdiğiniz gazetecilerin gelen kutusunda öne çıkmanıza yardımcı olacaktır.