Elektronik belge kullanımının yaygınlaşması amacıyla Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yapılan değişikliklerin sonuncusu geçtiğimiz Ocak ayında Resmi Gazete’de yapılmış, bu kapsamda e-fatura ve e-arşive geçiş zorunluluğu için belirlenen ciro limitleri aşağı çekilirken, e-faturaya geçmesi gereken sektörlere de yenileri eklenmişti. 535 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamındaki bu değişiklerden biri de 1 Mart itibarıyla uygulanmaya başlandı. Hem vergi mükellefi hem de vergi mükellefi olmayanları kapsayan bu değişikliğin detaylarını paylaşmak üzere bulut tabanlı ön muhasebe programı Paraşüt’ün de çatısı altında yer aldığı Mikrogrup tarafından bir bilgilendirme videosu hazırlandı. Mali Müşavir Alper Erdem, yeni düzenlemenin detaylarını hatırlattığı videoda, e-fatura kullanmanın sağladığı avantajları da sıraladı.  

“Yeni düzenleme ile birlikte e-arşiv faturası kullanan şirket sayısı hızla artacak”

E-arşiv faturasına yönelik yeni limitleri hatırlatan Alper Erdem, “Vergi mükellefi olmayanlar, aynı gün içerisinde, aynı kişiye 30 bin TL toplam fatura tutarını geçmeleri durumunda e-arşiv faturası kesiyordu. Düzenleme ile bu limit 5 bin liraya düşürüldü. Vergi mükellefi olanlar için ise günlük 5 bin TL olan tutar artık GİB tarafından belirlenen fatura kesme sınırı ile eşitlenecek. Her yıl güncellenecek bu sınır 2022 yılı için 2 bin TL olarak belirlendi” dedi.

1 Mart 2022 itibarıyla uygulanmaya başlanan düzenleme ile birlikte e-arşiv faturası kullanımının hızla artacağını öngörülerek; “2021 yıl sonu rakamlarına göre ülkemizde 2 milyonun üzerinde e-arşiv faturası kullanıcısı var. Yine geçen yıl 50 milyonun üzerinde fatura, e-arşiv fatura sistemi üzerinden düzenlendi. Bu tebliğ ile birlikte rakamların daha da artacağını ve e-belge uygulamalarının neredeyse tamamen hayatımıza girdiğini söylemek mümkün” denildi. 

“Firmalar faturalarını diledikleri gibi dizayn edebilir”

E-fatura hizmeti veren şirketlerin ve entegratör firmaların sunduğu hizmetin, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-arşiv faturası düzenleme programına kıyasla önemli avantajlar sağladığını belirten Alper Erdem, “GİB, e-belgeye geçiş sürecinde kimsenin mağdur olmaması için ücretsiz bir program yayımladı. Çok az fatura kesen, örneğin ayda 1-2 fatura işlemi yapan kurumlar GİB üzerinden bu hizmeti kolaylıkla alabilir. Ancak sürekli fatura kesen kurumlara muhakkak e-fatura hizmeti veren şirketler veya entegratör firmalar ile birlikte çalışmalarını öneriyoruz” diye konuştu.

Erdem, bu firmaların sağladığı avantajları da şöyle sıraladı; “GİB e-fatura için hazır bir şablon sunduğu için bir değişiklik yapmak mümkün olmuyor. Ancak bu firmalar ile çalıştığınızda e-faturanızı dilediğiniz gibi dizayn edebiliyorsunuz. Örneğin kendi faturanızda logonuza, banka bilgilerinize yer verebilir, dilediğiniz kadar başlık ve fatura serisi açarak, bu serideki numaraları değiştirebilirsiniz. Bu da özellikle yasal sınır içerisinde geriye dönük fatura hazırlama noktasında büyük kolaylık sağlıyor.”

“Siber saldırılara karşı belgeler bulutta tutulmalı”

GİB üzerinden oluşturulan faturaların tek tek indirilip saklanmasının birtakım riskler barındırdığına dikkat çeken Erdem, “Elimizdeki bilgiler son derece kıymetli olduğundan zaman zaman siber saldırılar ile karşılaşabiliyoruz. Bu nedenle indirilen bilgilerin bilgisayarda saklanması riskli olabiliyor. Benzer şekilde bilgisayarın veya harici diskin bozulması da belgelere ulaşımı imkansız hale getirebiliyor. Ancak e-fatura hizmeti veren şirketler ve entegratör firmalar, bu işlemi otomatik olarak gerçekleştirip, belgeleri bulutta tuttuğundan hem müşteriler hem de bizler, bu belgelere ihtiyaç duyduğumuz an kolaylıkla ve güvenli bir şekilde ulaşabiliyoruz” şeklinde konuştu. 

“Hatalı faturalar kolaylıkla iptal edilebiliyor”

Alper Erdem, e-faturanın bir diğer avantajının da hatalı faturaların iptaline yönelik olduğunu söyleyerek, “Kesilen faturada bir hata olması ya da karşı tarafın faturaya itiraz etmesi ihtimali her zaman mümkün. GİB’in e-belge itiraz portalından fatura iptali yapılıyorsa karşı tarafın bu isteği sekiz gün içinde iptal etmesi gerekiyor. Aksi durumda noter, taahhütlü mektup, kep, telgraf gibi harici yollardan itiraz ediliyor ve bu itiraz bir kez daha sisteme giriliyor. Dolayısıyla uzun ve meşakkatli bir süreç. Firmalar üzerinden kesilen e-faturalarda ise fatura karşı tarafa düştüğünde faturanın yanında kabul etme ve reddetme seçenekleri çıkıyor. Karşı taraf gerekli incelemeleri bu aşamada yaptığından hata veya itiraz durumunda işlemler çok daha hızlı ve harici yollarla vakit kaybetmeden tamamlanabiliyor” dedi. 

Muhasebeci ve mali müşavirlere üç önemli tavsiye

1- E-belgelerin saklanma yükümlülüğü karşı tarafa (kurum, şahıs) aittir. Muhasebeciler ve mali müşavirler bu konuda üzerlerine sorumluluk almamalı, ilgili belgeleri belirli periyotlarda, tutanakla birlikte müşterilerine teslim etmelidir. 

2- E-faturaların düzenlendiği bilgisayarların IP adresleri Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından kaydedilir. Bu işlem müşteriler tarafından yapılmalı, faturalar muhasebe bürolarında kesinlikle düzenlenmemelidir.

3- Giderek yaygınlaşan e-belge kullanımı müşteriler için maliyet ve zaman avantajı sağlarken, muhasebeci ve mali müşavirlerin de işlerini kolaylaştırıyor. Bu belgeler aynı zamanda olası hataların önüne geçiyor. Dolayısıyla müşterilerin e-belge kullanımına yönlendirilmesi karşılıklı olarak büyük fayda sağlayacaktır.