Şirketler yeni çalışan istihdam ettiklerinde veya bir çalışan işten ayrılırken her iki tarafın da tamamlaması gereken bazı prosedürler bulunuyor. İK departmanları veya ilgili birimler, yeni çalışanın işe giriş için verdiği diploma, sağlık raporu, ikametgah gibi belgeler ve SGK bildirimlerini, işten çıkış sürecinde ise ekipmanların teslim alınması, çalışanın elindeki işlerin aktarılması gibi konuları takip etmek zorunda. Ancak gerek şirketlere ve departmanlara göre işe alım uygulamalarında oluşan farklılıklar gerekse birden çok kişinin işe alındığı veya işten çıkışların yaşandığı dönemlerde sürecin karmaşık hale gelmesi hem İK departmanlarında hem de şirketlerin genelinde zaman kaybına neden olarak verimliliği azaltıyor. 22 ülkede 2 binden fazla şirkete hizmet veren insan kaynakları ve personel yönetim platformu Kolay İK, şirketlerin bu alandaki ihtiyaçlarından yola çıkarak ‘İş Akış Yöneticisi’ uygulamasını geliştirdi.

Çağlar Yalı: “Şirketlerin daha verimli çalışmasını sağlayacak ürünlere odaklanıyoruz”

Hayata geçirdikleri çalışmalar ile İK departmanlarının katma değerli işlere odaklanmasını ve şirketlerin daha verimli çalışmasını sağlamayı hedeflediklerini söyleyen Kolay İK CEO’su Çağlar Yalı, “İK departmanları günlerce devam eden puantaj hesaplamaları, izin yönetimi gibi operasyonel iş yükleri nedeniyle şirkete ve çalışanlara katma değer sağlayacak işlere odaklanamıyor. Halbuki bu operasyonel süreçlerin dijitalleştirilmesi, zamandan tasarruf sağladığı gibi hata payını da ciddi oranda azaltıyor ve bunlara bağlı maliyet kayıplarının önüne geçiyor. Biz de Kolay İK olarak İK departmanlarının dolayısıyla şirketlerin daha verimli bir şekilde çalışmasına katkı sağlayacak ürün ve hizmetler geliştiriyoruz. Bu yıl içinde kullanıcılarımıza sunduğumuz Puantaj ve Otomatik Uyumsuzluk Çözümleme uygulamamızın ardından şimdi de İş Akış Yöneticisi uygulamamızı devreye aldık. Bu uygulama ile işe alım ve işten çıkış prosedürlerini daha standart ve izlenebilir hale getirmeyi, bu sayede İK departmanlarının operasyonel yüklerini azaltmayı hedefledik. Uygulama, tüm işe alım ve işten çıkış süreçlerinde görevlerin tamamlanma yüzdesini ve o görevlerin kimlere atanmış olduğunu rahatlıkla takip etmeye olanak tanıyor. Bu görevler şirketlere ve departmanlara göre özelleştirilebiliyor. Örneğin, satış departmanına alınan bir çalışanın onboarding süreci ile bir yazılım mühendisininki farklı olabilir. Uygulama bu süreci departmanlar özelinde standartlaştırmayı da sağlıyor. İşe giriş ve işten çıkış esnasında yapılması gereken tüm işleri hatırlatan bir uygulama olduğundan süreç eksiksiz ve hatasız ilerliyor. Tüm bunların neticesinde şirketlerin işe alım ve işten çıkış süreçlerinin ardından çalışanlar ile kurduğu iletişimde de ideal süreçler belirleniyor ve kişilere bağlı bir yapıdan daha kurumsal bir yapıya dönülüyor. Aynı zamanda bu işlemlerin dijital ortamda takip edilmesiyle şirket ile çalışan arasında yaşanabilecek olası anlaşmazlıkların önüne geçilmesine de katkı sağlamayı hedefliyoruz” diye konuştu.

İşe giriş ve işten çıkış süreçleri hızlı ve eksiksiz tamamlanıyor

Uygulamanın içindeki görev listeleri, bir çalışanın işe girişi ve işten çıkışıyla birlikte devreye giriyor. Şirketler veya ilgili departmanlar işe alım ve işten çıkış süreçlerini kendilerine göre özelleştirip diledikleri kadar farklı görev tanımlayabiliyor. Örneğin işe alım sürecinde ekipman teslimi, belgelerin ve SGK bildirimlerinin takibi, yeni işe başlayan kişinin oryantasyonundan sorumlu kişinin belirlenmesi (buddy atanması) gibi görev listeleri oluşturulabiliyor. Görev listesi şirket geneline veya departmanlara göre bir kez oluşturulduğunda taslak olarak kayda geçiyor ve daha sonra da tekrar tekrar kullanılabiliyor. İşten çıkış sürecinde ise ekipman ve diğer zimmetlerin iadesi, istifa edilmiş ise istifa mektubunun takibi, işten ayrılacak kişinin işlerine yönelik görev dağılımı atamaları gibi tüm adımlar Kolay İK üzerinden takip ediliyor. Böylece hem tamamlanan işlemler hem de yapılacaklar listesi kolaylıkla görülebildiğinden sürecin daha hızlı ve eksiksiz tamamlanması sağlanıyor. İşe alım sürecinde tüm görevler yeni istihdam edilen kişi tarafından da görülürken işten çıkış sürecinde çalışanın hangi görevleri takip edebileceğini şirket belirliyor.