Ancak pek çok mükellef yasal zorunluluğu beklemeden şimdiden e-Arşiv Fatura’ya geçti bile. GİB verilerine göre 6 bini zorunluluk kapsamında olanlar olmak üzere, 35 bini aşkın e-Arşiv Fatura kullanıcısı bulunuyor. Bu sayının zorunluluk kapsamının da genişlemesiyle birlikte 35 binden 121 bine, gönüllülerle 140 bine ulaşması, yani yaklaşık dört kat artması bekleniyor.

e-Arşiv Fatura, işletmelerin bütün faturalama süreçlerini dijital hale getiriyor. e-Fatura uygulamasında sadece kayıtlı kullanıcılar birbirine e-Fatura gönderebiliyor. e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere ise matbu fatura düzenlenmek zorunda. Ancak e-Arşiv Fatura ile bu işletmeler için düzenlenen faturalar elektronik olarak oluşturulup elektronik veya basılı olarak gönderilebiliyor.

e-Arşiv faturalarının yüzde 70’inin alıcılara elektronik ortamda iletildiği tahmin ediliyor. Özellikle perakende satışlarda son tüketiciye e-posta ile gönderilebilen e-Arşiv Fatura ile mükelleflerin bütün faturalarını elektronik ortama taşıyabiliyor ve kağıt tüketimlerini de önemli ölçüde azaltıyorlar.

Mükelleflerin zorunluluk ötesinde e-Arşiv Fatura’ya geçerek sağlayacağı pek çok fayda bulunuyor. İşte o avantajlar:

1.Otomatik muhasebeleştirme

e-Arşiv Fatura, elektronik ortamda ve makinelerin okuyup işleyebileceği şekilde oluşturuluyor. Özellikle işletmelerin fatura kalemlerinde düzenli stok numaraları kullanılıyorsa, faturalar otomatik olarak muhasebeleştirilebiliyor.

2.Depolama maliyeti kalkıyor

Faturaların saklanma zorunluğu, işletmelere faturaları farklı lokasyonlardan toplama ve depolama gibi maliyetler getiriyordu. E-Arşiv Fatura ile bunun önüne geçiliyor.

3.Otomatik eşleştirme ve kapama kontrolü

Mal sevkiyatında işletmeler irsaliye, fatura ya da irsaliyeli fatura arasında tutarsızlık olmaması için eşleştirme ve kapama yapıyor. e-Arşiv Fatura’da numara mükellef veya özel entegratör tarafından verildiği için, sistemler numara üzerinden eşleştirme ve kapama yapabiliyor, böylece manuel süreçlerden kaynaklı hataların önüne geçilebiliyor. Ayrıca e-Arşiv Fatura numarası ve tarihi e-Defter’e otomatik olarak yazılabildiğinden, tam otomasyonun önündeki engel ve manuel süreçteki hatalar ortadan kalkıyor.

4.İrsaliye olarak kullanılabiliyor

e-Arşiv Fatura alıcısına malın yanında kâğıt olarak veriliyorsa, irsaliyeli fatura yerine kullanılabiliyor. Faturanın, teslim anında düzenlenmesi ve ‘İrsaliye yerine geçer’ yazılması yeterli. Ayrıca malla gönderilen e-Arşiv Fatura çıktısının, faturayı düzenleyen tarafından saklanmasına gerek yok.

5.Otomatik doğrulama ve onay

e-Arşiv Fatura e-imza ile imzalandığından belgenin kaynağının doğruluğu, içeriğinin bütünlüğü ve değişmezliği sağlanıyor, herhangi bir değişiklik faturayı geçersiz hale getiriyor. Diğer taraftan hesaplama hataları e-Arşiv Fatura üzerinde, daha oluştuğu sırada tespit edilebiliyor. Bu da hatalı faturaların çıkarabileceği maliyetleri engelliyor.

6.Otomatik kontrat kontrolü

Akıllı kontratların şartları sistemde tanımlandığında, e-Arşiv Fatura’nın kontrata uygunluğu otomatik olarak kontrol edilebiliyor.

7.Hesap mutabakatında kolaylık

İşletmeler aldıkları ödemeleri, gönderdikleri orijinal faturalarla karşılaştırırken, e-Arşiv Fatura üzerindeki kalemlerde kontrol yapılabiliyor. Bu da mutabakatlarda büyük kolaylık sağlıyor.

8.Gider pusulası yerine kullanılabiliyor

İnternet satışlarında, müşterinin iade bölümünü doldurduğu ve imzaladığı faturanın kağıt çıktısı, resmi iade belgesi olarak kullanılabiliyor. Böylelikle Gider Pusulası düzenlenmesine gerek kalmıyor.

9.Daha hızlı ödeme ve daha iyi nakit akışı

Elektronik ödeme entegrasyonu araçları ile hangi faturanın ödendiğine ilişkin bilgi de alınabildiğinden, fatura ödeme eşleştirmeleri yapılabiliyor. Ayrıca örneğin banka entegrasyonu olan bir mükellef, müşterisine kredi kartıyla ödeme yapabilme veya taksitlendirme imkanı sunabilir. Ayrıca erken ödeme indirimi gibi nakit akışını hızlandıracak imkanlar da sağlanabilir.

10.Merkezden kontrol

Faturalama hacmi büyük ve farklı lokasyonlarda faturalama yapan mükellefler, farklı fonksiyon veya şubelerde düzenledikleri e-Arşiv Faturalar için farklı birim kodlarla başlayan seriler belirleyerek e-Arşiv Fatura oluşturabiliyor. Bu da tarih bazında müteselsil sıra numarasına göre fatura oluşturma olanağı sağlıyor.

Birçok başarılı işletme, e-Arşiv Fatura ve İdea Teknoloji Çözümleri’nin finansal uygulamaları sayesinde hem kendi süreçlerini kolaylaştırıyor hem müşteri memnuniyetini artırıyor:

BEREKET DÖNER MALİ İŞLER DİREKTÖRÜ ERKAN GÖK: “E-ARŞİV FATURA İLE MÜŞTERİ MEMNUNİYETİNİ ARTIRDIK”

Türkiye’nin en büyük hazır döner üreticisi Bereket Döner, ayda ortalama 4 bin e-Arşiv Fatura düzenlendiklerini belirten Bereket Döner Mali İşler Direktörü Erkan Gök, “Büyük catering firmaları, oteller, restoranlarla çalıştığımız için çok fazla sevkiyat ve fatura trafiğimiz var. e-Arşiv Fatura’ya geçmeden önce faturaların kaybolması ciddi bir problemdi, mutabakatta zorlanıyorduk. İdea Teknoloji Çözümleri’nin VisionPlus çözümünü kullanarak düzenlediğimiz fatura otomatik olarak alıcıya e-posta ile gidiyor. Aynı zamanda VisionPlus’ın Faturam özelliği sayesinde müşteri verdiğimiz kullanıcı adı ve şifre ile kendisi girip tüm faturalarını görüntüleyebiliyor, işlemini yapıyor, ‘mutabakız’ diye e-posta gönderiyor. Bu işleyiş müşterilerimize müthiş kolaylık sağlıyor” diyor.

GEZER AYAKKABI MUHASEBE MÜDÜRÜ YÜKSEL YAĞMUR: “e-ARŞİV FATURA İLE HİÇ KAĞIT FATURA GÖNDERİMİMİZ KALMADI”

Avrupa’nın en büyük ayak giyimi üreticisi Gezer Ayakkabı 2 bin 500’ü aşkın personeli, Türkiye genelinde 68 toptan satış mağazası ve online satış mağazasıyla hizmet veriyor. 100 milyon çiſt terlik-ayakkabı-çizme üretim kapasitesi bulunuyor. 40’ı aşkın ülkeye üretiminin yüzde 25’ini ihraç ediyor. Gezer 2017’de İdea Teknoloji Çözümleriyle e-Arşiv Fatura’ya geçerek ticari süreçlerinde e-dönüşümü başlattı. Gezer Ayakkabı Muhasebe Müdürü Yüksel Yağmur “Online satış mağazamız VisionPlus e-Arşiv Fatura ile entegre, aylık 100-200 civarında fatura kesiliyor. Müşterinin tanımlı e-postasına fatura otomatik olarak online gidiyor. e-Arşiv Fatura ile birlikte şu anda hiç kağıt fatura gönderimimiz kalmadı, e-Fatura’nın bir basamak ötesine geçtik ” diye anlatıyor.