Hakan DİKMEN

Yeni dönem çalışma hayatı farklı bazı gelişmeleri de yanında getirdi. Önümüzdeki on yıl içinde mevcut çalışanların dörtte biri yeni görevlere, pozisyonlara, işlere geçiş yapmak zorunda kalacak. Bu işlerin çoğu da uzaktan çalışmak suretiyle olacak. Peki bu çalışma nasıl denetlenecek? Bu sorunun cevabı bize biraz ters de gelse çalışmalar başlamış bile. İşte bugünkü röportaj konuğumuz da bu işi yapan  FlexyTime’ın Kurucu Ortağı Arda Diker. 

Bize kendinizi ve işinizi kısaca anlatır mısınız?

2003 yılında Endüstri Mühendisliğinden mezun oldum ve ardından üretim, hızlı tüketim ve yazılım gibi çok farklı sektörlerde çalıştım. Son üç yıldır, FlexyTime ve iştiraklerinde pazarlama direktörü olarak çalışmaktayım.  İşimiz, ofislerin ve çalışma hayatının daha verimli olmasını sağlamak. Bunun için öncelikle FlexyTime ile verimliliğin ölçümünü yapıyoruz. Nitekim, ölçülemeyen hiçbir şey yönetilemez. Farklı başka ürünlerimiz ile iş süreçlerinin otomasyonu konusunda da hizmet vermekteyiz.

Niceliksel ölçüm önemli

İnsanlar uzaktan çalışmaya alışamadan, ya da yeni yeni alışırken siz, uzaktan çalışan şirketler için verimden çalan ne varsa tek tıkla tespit edebiliyor ve raporlayabiliyorsunuz.  Bu konu nereden aklınıza geldi? Bu güne kadar yapılan çalışmalar nelerdir?

Şirketlerin bir çoğunda sağlıklı performans ölçüm sistemlerinin olmayışından dolayı bir departman çok yoğun çalışırken diğer departmanda ise iş yoğunluğunun az olması dikkatimizi çekmişti. Büyük şirketlerde ise kilit performans göstergeleriyle sonuçlar nispeten takip edilmekteydi. Fakat bu sadece niteliksel bir ölçüm biçimi. Bu amaca ulaşırken çalışanların gösterdiği büyük emeği gösteren niceliksel bir ölçüm aracı bulunmamaktaydı. Niceliksel ölçüm olmadan departmanlar arası dengeleme yapılması mümkün değil. Tüm bunların dışında, pandemi öncesinde de evden çalışan şirketler bulunmakta ve mesai başlangıcı ve bitişini ölçmek istemekteydiler.  Bu sorunları çözmek için FlexyTime programını geliştirdik.

Verilere anlık erişim 

Şirketlerin zamanı etkin yönetmesi için kullanılan dijital araçlarla, işbaşı ve mesai bitiş saatlerinin takibi, mola, çalışma ve toplantı saatlerinin hesaplanması gibi değerlendirmeleri otomatik olarak yapmak mümkün mü?

FlexyTime ile bütün bu saydıklarınızın takibi otomatik olarak yapılabilmekte. Geliştirdiğimiz Outlook entegrasyonu ile dilerseniz tüm toplantılarınız otomatik olarak FlexyTime’a akmakta. Yönetim panelinden tüm bu verilere anlık erişebildiğiniz gibi sistemimiz günlük raporları da otomatik olarak kullanıcılarımızla paylaşmakta.

Anında müdahale imkanı

Uzaktan çalışanlar için verimlilik hesabı ve iş yaşam dengesi nasıl sağlanacak? Bu insanın aleyhine mi olacak? Her an gözetleniyor muşuz gibi.

Yaptığımız ölçüm biçimi ofislere girerken ve çıkarken kart okuttuğumuz makinelerin işleyişine oldukça benzemekte. Biz bu veriyi, kullanılan bilgisayarlardan alıyoruz sadece. Yaptığımız verimlilik hesapları ile öncelikle amacımız farkındalık yaratmak. Gerek özel gerekse iş hayatımızda dikkatimizi dağıtan birçok unsur bulunmakta. Cep telefonlarımızda kısa bir mesaja bakmak için elimize aldığımızda kendimizi sosyal medyada zaman kaybederken bulduğumuz çok olmuştur. Verimimizi olumsuz etkileyen en önemli etkinlik ise amacı gündemi belli olmayan toplantılardır. FlexyTime ile örneğin geçen ay toplam kaç saat toplantıda geçirdiğinizi görebilmektesiniz. Eğer verimliliğinizi olumsuz etkileyen unsurları tespit edip bunlara müdahale edebilirseniz, işleriniz zamanında bitecek ve iş yaşam dengesini sağlamanız daha kolay olacaktır.

Bazı işler artık yapılmayacak

İmparatorluklardan, ulus devletlere, ulus devletlerden de şirketlerin dünyayı yöneteceği bir dünyaya doğru gidiyoruz. Sizin işiniz her halde gelecek 100 yılın işi olacak? Bu konudaki düşünceniz nedir?

Dijitalleşmeyle birlikte imkanlarımız artıyor. Artık birçok işi çok daha hızlı yapabiliyoruz. Fakat halen çok yoğun çalışmakta ve birçok verimsiz iş akışına, alışkanlıklara sahibiz. Bu yüzden en çok önem verdiğimiz konuların başında farkındalık yaratmak ve kullanım kolaylığı olan yazılımları geliştirmek geliyor. Önümüzdeki 100 yılı tahmin etmek oldukça zor ama 10 yıl için mütevazi bir tahmin yapmak gerekirse, iş süreçlerinin otomasyonunun, FlexyTime gibi verimlilik ve farkındalık yazılımlarının daha çok kullanılacağını düşünüyorum. Artan otomasyonla beraber farklı işlerin ortaya çıkmasını ve bazı işlerin ise artık yapılmayacağını öngörüyorum. 

Ofisler dekore ediliyor

Günümüzde yapılan araştırmalar hala çalışanların yüzde 44’ü iş yerinde çalışmak istediğini gösteriyor. İnsanlar bu süreçte şirket içi iletişimin kaybolmasından ve iş arkadaşlarıyla olan ilişkilerinin azalmasından korkuyor. Siz ne düşünüyorsunuz?  

İşin geleceğinin hibrit çalışma sisteminde olacağını düşünüyorum. Bu sistemde çalışanların ağırlıklı olarak uzaktan çalışacağı, beraber çalışmak içinse ofislerde adeta kafelerde toplanır gibi bir araya geleceği bir çalışma şekli şu an Amerika’da önde gelen şirketlerde tatbik edilmeye başlandı. Ofislerini tekrar dekore ettiler ve artık tüm çalışanlarının devamlı olarak ofislerde bulunmalarını beklememekteler. Bu tip bir çalışma şekli şirket içi iletişimi korurken, evde bölünmeden çalışma imkanını ve esneklik sunmakta. Şirketler içinse bu birçok farklı bölgeden farklı yeteneklere ulaşmak için fırsatlar da vermekte.

Verimli çalışma imkanı

Sizin çalışmalarınız iş yerindeki bir günün muhasebesini tek tıkla yapılabiliyor olmalı. Anlatır mısınız?

Çevik çalışma yöntemiyle çalışan yazılım firmasıyız. Pandemi öncesinde de esnek çalışmaktaydık. FlexyTime ile toplam çalışma zamanının ve toplantılara ne kadar zaman ayırdığımıza özellikle bakmaktayız. Çalışma zamanımızı azaltan noktalarda ise kök sebeplerini araştırıyor ve kendimizi geliştirmek için aksiyon planları yapıyoruz. Eğer FlexyTime olmasaydı açıkçası tüm bu analizleri yapmamız mümkün olmazdı. Bir araştırmaya göre, uzaktan çalışanlar, ofis tabanlı meslektaşlarına göre ayda 1,4 gün daha fazla çalışmakta ve bu da yılda üç haftadan fazla çalışma ile sonuçlanmaktadır. İster evden ister uzaktan çalışın, tam zamanlı çalışma düzeninde haftalık 45 saatlik bir çalışma süresi bulunmakta. Ofiste çalışan bir kişi 08:00’de başlayan mesaisi için çoğu zaman 06:00 gibi kalkmakta. 18:00’de mesai bitişinden sonra ise eve gelişi 19:30 – 20:00 arasında olmakta. Yani 9 saat net bir mesai için en az 3 saatini trafikte harcamakta. Haftada 5 günlük bir çalışma düzeninde bu 1,5-2 günlük mesaiye denk gelmektedir. Evden çalışmak bu kaybı önlediği gibi gün içinde plansız toplantılar, dikkat dağıtıcı unsurlardan da sizi korumakta ve daha verimli çalışmanıza imkan vermektedir. 

Her şeyin başı sağlık

Uzak çalışanların yüzde 29'u iş-yaşam dengesi ile mücadele ettiklerini ve yüzde 31'i zihinsel sağlıkları için bir gün izin almaları gerektiğini söylüyorlar. Siz ise hepsini kontrol altına mı almak istiyorsunuz?

Çalışan refahı hem uzaktan çalışanların hem de ofisten çalışanlar için sağlanması ve takip edilmesi gereken önemli bir konu. FlexyTime programında bu konuyla ilgili çalışan refahı modülü bulunmaktadır. Bu modül sayesinde aşırı çalışan, toplantı yapan veya durmaksızın çalışma gibi birçok uyarı sistemimiz tarafından günlük olarak hesaplanmakta ve tavsiyeler vermektedir. Her şeyin başı sağlık diyoruz.

Biz de en fazla ihtiyaç duyduğumuz şeyin sağlık olduğunu daha da iyi idrak ediyoruz. İster uzaktan ister yerinde olsun, mutlu, huzurlu bir çalışma ortamı biz insanlar için çok önemli. Bu konuda insan hayrına yapılan her çalışmayı destekliyor ve teşekkür ediyorum. 

Uzaktan çalışmayı kolaylaştırıcı 10 yöntem 

1. Beklentileri erken ve sık belirleyin. 

2. Organize ve esnek olun. 

3. Toplantılarınızın uzunluğunu uyarlayın. 

4. Çalışanlarınızın ilerlemesini takip edin. 

5. İletişimi vurgulayın. 

6. Dinlemeyi unutmayın. 

7. Bağlantılar kurun ve ekibinize açık olun. 

8. İşbirliği yapmak için bir yol sağlayın. 

9. Mikro yönetim dürtüsüne direnin. 

10. Başarıyı kutlayın.